PRATIQUES RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS

L’Ontario a adopté une loi qui protège vos renseignements personnels relatifs aux services que nous vous offrons. Nous sommes tenus de respecter les règles de protection de la vie privée en vertu de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, 2017. Nous sommes tenus de protéger vos renseignements personnels. Vous avez le droit de savoir comment nous pourrions utiliser vos renseignements sur les services que nous vous offrons et comment les communiquer, et la manière dont vous pouvez y avoir accès.

Nous nous engageons à promouvoir la protection de la vie privée et la protection de la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ainsi que les services que vous avez reçus.

MANDAT DES SAE

Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) ont le mandat exclusif d’offrir des services de protection de l’enfance en Ontario. Les SAE travaillent en vue de promouvoir les intérêts supérieurs, la protection et le bien-être des enfants. Chaque SAE dans la province est responsable d’une entité administrative en particulier et dans certains cas, les SAE travaillent en coopération pour exécuter leur mandat.

COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nos dossiers peuvent inclure les renseignements personnels recueillis pour vous offrir des services, dont votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus des réunions avec vous ou avec votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes auxquels vous avez participé, les détails de votre santé physique et mentale, les rapports médicaux, psychologiques et psychiatriques, les renseignements sur la scolarité, l’information financière, les antécédents professionnels, les allégations ou conclusions relatives à la violence envers les enfants, les documents du tribunal, les interventions de la police, les antécédents criminels, vos points de vue et vos opinions, les points de vue et les opinions des autres à votre sujet, ainsi que les renseignements sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la diversité familiale, le ou les handicaps, la croyance, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, les besoins culturels ou linguistiques, l’état matrimonial ou familial.

Nous recueillons, utilisons et divulguons (c.-à-d. partageons) les renseignements personnels pour:

  • enquêter sur des allégations selon lesquelles les enfants peuvent avoir besoin de protection et, si nécessaire, protéger les enfants;
  • évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant ou un préjudice grave à une autre personne ou un groupe de personnes;
  • offrir des services à des enfants et à leur famille pour la protection des enfants ou pour la prévention de situations nécessitant la protection des enfants;
  • offrir des soins aux enfants et superviser les enfants qui sont sous notre supervision;
  • évaluer et approuver des foyers d’accueil pour les enfants qui ne peuvent pas vivre au sein de leurs familles;
  • trouver aux enfants des familles adoptives;
  • planifier et gérer des services;
  • aider dans le cadre d’une enquête d’un organisme d’application de la loi;
  • recevoir des paiements ou traiter, assurer le suivi, vérifier ou rembourser des montants demandés;
  • détecter, surveiller ou prévenir la fraude ou toute obtention non autorisée de services ou d’avantages;
  • envoyer des rappels pour des rendez-vous;
  • demander le consentement (ou le consentement du mandataire spécial) où approprié;
  • effectuer la gestion des risques, la gestion des erreurs et des activités d’amélioration de la qualité;
  • effectuer des sondages auprès des bénéficiaires de services;
  • éliminer les renseignements identifiables;
  • ester ou se défendre en justice;
  • mener des recherches (sous réserve du respect de certaines règles);
  • compiler des statistiques;
  • faire rapport au gouvernement tel qu’il est exigé par la loi;
  • permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
  • se conformer aux exigences des lois et des règlements;
  • remplir les objectifs autorisés ou exigés par la loi.

Dans le cas de la protection des enfants, nous recueillons des renseignements au sujet de ceux qui pourraient s’exposer au risque de préjudice ou qui pourraient avoir besoin de nos services. Cela comprend les renseignements personnels des enfants et des personnes importantes dans leur vie. Nous recueillons ces renseignements auprès des enfants, de leurs familles ou indirectement d’un membre de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels au sujet des personnes responsables de l’enfant et des personnes qui cherchent à prendre soin d’un enfant dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie de l’enfant. Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de ces personnes.

Nous procédons à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation (partage) des renseignements personnels conformément à la loi de l’Ontario.

Autres sociétés d’aide à l’enfance
Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) échangent des renseignements entre elles afin de mieux protéger les enfants. Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être communiqués à une autre SAE lorsque cette dernière a besoin de ces renseignements pour offrir des services de protection de l’enfance.

Fournisseurs de services
Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organisations qui nous aident à offrir des services aux enfants et aux familles. Nous partageons uniquement les renseignements qui sont nécessaires aux fournisseurs de services pour offrir et gérer ces services.

Autres tierces parties
Nous recevons parfois des demandes de renseignements de tierces parties comme la police, les organismes gouvernementaux et des personnes qui font parties d’une procédure judiciaire avec nos clients. Nous communiquons les renseignements personnels d’un bénéficiaire de services à de tierces parties uniquement :

  • si nous avons obtenu le consentement de la personne;
  • lorsqu’il y a une ordonnance d’un tribunal, un mandat de perquisition ou une demande pressante de documents nécessitant la divulgation;
  • si la loi nous autorise ou nous oblige à communiquer les renseignements.

Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec nous.

VOS CHOIX ET QUI PREND LA DÉCISION

Nous n’avons pas besoin de consentement pour assumer notre rôle principal à titre d’organisme de protection de l’enfance, pour protéger les enfants, lorsque nous sommes tenus par la loi de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre permission pour répondre à nos obligations en matière de protection de l’enfance ou de partager vos renseignements personnels pour vous protéger ou protéger quelqu’un d’autre (c’est ce qu’on appelle évaluer, éliminer ou réduire un risque de grave préjudice).

Il existe d’autres situations où vous avez le droit de prendre des décisions sur la protection de vos renseignements personnels. Lorsque nous avons besoin de votre permission et nous la demandons, vous pouvez choisir de dire non. Si vous dites oui, vous pouvez changer d’avis en tout temps. Lorsque vous dites non, nous ne partagerons plus vos renseignements à moins que vous disiez oui par la suite. Votre choix de dire non peut connaître certaines limites.

Lorsque vous avez le droit de donner votre consentement, vous pouvez prendre vos propres décisions si vous « avez la capacité ». Il se peut que vous ayez la capacité de prendre certaines décisions concernant vos renseignements personnels et pas d’autres. Si vous n’avez pas la capacité – un mandataire spécial se chargera de prendre les décisions concernant vos renseignements personnels à votre place. La loi prévoit qui peut agir à titre de mandataire spécial et ce qu’il doit faire.

Pour les enfants, il n’y a pas d’âge légal auquel ils sont en mesure de prendre leurs propres décisions au sujet de leurs renseignements personnels. Si vous avez la capacité, vous pouvez prendre vos propres décisions. Cependant, si vous êtes âgés de moins de 16 ans, il y a d’autres règles à connaître.

  • Si vous n’avez pas la capacité, un parent ou un autre tuteur officiel prendra des décisions à votre place à titre de mandataire spécial.
  • Si vous avez la capacité, vous prendrez vos propres décisions.
  • Si vous avez la capacité, votre parent ou tuteur sera également autorisé à prendre certaines décisions au sujet des renseignements personnels contenus dans votre dossier de services. Cependant, ils ne seront pas en mesure de prendre des décisions sur des renseignements au sujet du traitement ou du counseling pour lesquels vous avez donné votre consentement seul.

Nous vous invitons à poser des questions à votre intervenant pour en apprendre davantage sur la protection des renseignements personnels et sur votre famille.

LA MANIÈRE DONT NOUS CONSERVONS ET ÉLIMINONS DES RENSEIGNEMENTS

Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système provincial de gestion de l’information utilisé par les SAE. Le RIPE est le principal outil pour stocker de l’information nécessaire pour offrir des services par les SAE.

Le RIPE contient des renseignements au sujet des enfants et de leurs familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements au sujet des personnes responsables et des personnes qui cherchent à prendre soin d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres d’une famille élargie d’un enfant.

Dans le RIPE, les renseignements sont stockés dans des dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur de services qui sont conçus pour contenir les renseignements uniques concernant chaque service. Les dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur sont liés, le cas échéant, pour avoir une vue d’ensemble des services de protection de l’enfance d’un client ou d’une personne responsable.

Nous avons également certains vieux dossiers de cas en format papier et électroniques qui datent d’avant la création du RIPE.

Nous conservons les renseignements, car ils peuvent être nécessaires pour de futurs cas. Nous conservons également les renseignements parce que les anciens bénéficiaires de services peuvent demander de voir leurs dossiers.

Lorsque nous éliminons des renseignements personnels, nous le faisons en toute sécurité.

MESURES DE PROTECTION

Vos renseignements personnels doivent être gardés confidentiels et sécurisés. Tout le monde ici est tenu de respecter la confidentialité. Nous devons protéger vos renseignements personnels pour éviter les pertes et les vols et nous assurer qu’aucune personne ne les consulte ou ne les utilise si elle ne fait pas partie du personnel qui vous offre des services ou n’est pas autorisée à cet effet dans le cadre de son travail. En cas d’atteinte à la vie privée, nous vous tiendrons au courant (et nous sommes tenus par la loi de le faire).

Cela s’applique également aux renseignements que nous consignons dans le RIPE et les autres systèmes d’information électroniques, ainsi que les copies papier ou électroniques des dossiers, des rapports, des documents financiers, des notes administratives, des messages vocaux, des messages textes et des courriels (y compris dans les ordinateurs portatifs ou les téléphones cellulaires) et tout autre moyen adopté pour documenter les renseignements personnels.

ACCÈS ET CORRECTION
À quelques exceptions près, vous avez le droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet concernant des services que nous vous avons offerts.

Si vous avez besoin d’une copie du dossier des services, veuillez communiquer avec nous. Un formulaire de demande de divulgation est affiché sur notre site Web.

Dans de rares cas, il se peut que l’on vous refuse l’accès à certains de vos renseignements personnels concernant les services (la décision du refus de l’accès étant prise dans le respect de la loi).

Nous essayons de garder vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez nous informer si vous n’êtes pas d’accord quant à ce qui est consigné et nous apporterons des modifications, sinon, nous vous demanderons de rédiger une déclaration de désaccord et verserons cette déclaration dans votre dossier de services.

POUR OBTENIR PLUS DE RENSEIGNEMENTS OU POUR DÉPOSER UNE PLAINTE

Si vous avez besoin d’une copie de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec nous.

Nous vous invitons à communiquer avec votre intervenant au sujet des questions ou des préoccupations que vous pourriez avoir concernant nos pratiques en matière de renseignements personnels.

Vous pouvez également communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel, par téléphone ou en lui envoyant une lettre par la poste :

Lori Lacasse
Responsable principal, Excellence du service et normes professionnelles
Connexions familiales de Simcoe Muskoka
Téléphone : 705-726-6587, poste 2361
Courriel : LoriPOINTLacasse@familyconnexionsPOINTca

Si vous avez des questions sur la confidentialité pour lesquelles vous n’avez pas reçu de réponse, ou vous avez des problèmes non résolus à votre satisfaction, vous souhaiterez peut-être déposer une plainte officielle concernant la protection des renseignements personnels. Si vous voulez avoir une copie du document relatif à notre processus de règlement des plaintes, veuillez communiquer avec nous.

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été réglées à votre satisfaction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario qui est responsable de veiller au respect des lois sur la protection des renseignements personnels en Ontario.

Voici comment communiquer avec le commissaire :

Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, bureau 1400

Toronto (Ontario)  M4W 1A8

Téléphone : 416-326-3333 ou 1-800-387-0073

ATS : 416-325-7539

Téléc. : 1-416-325-9195

Courriel : info@ipc.on.ca

Site Web : www.ipc.on.ca

PRATIQUES RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS

L’Ontario a adopté une loi qui protège vos renseignements personnels relatifs aux services que nous vous offrons. Nous sommes tenus de respecter les règles de protection de la vie privée en vertu de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, 2017. Nous sommes tenus de protéger vos renseignements personnels. Vous avez le droit de savoir comment nous pourrions utiliser vos renseignements sur les services que nous vous offrons et comment les communiquer, et la manière dont vous pouvez y avoir accès.

Nous nous engageons à promouvoir la protection de la vie privée et la protection de la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ainsi que les services que vous avez reçus.

MANDAT DES SAE

Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) ont le mandat exclusif d’offrir des services de protection de l’enfance en Ontario. Les SAE travaillent en vue de promouvoir les intérêts supérieurs, la protection et le bien-être des enfants. Chaque SAE dans la province est responsable d’une entité administrative en particulier et dans certains cas, les SAE travaillent en coopération pour exécuter leur mandat.

COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nos dossiers peuvent inclure les renseignements personnels recueillis pour vous offrir des services, dont votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus des réunions avec vous ou avec votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes auxquels vous avez participé, les détails de votre santé physique et mentale, les rapports médicaux, psychologiques et psychiatriques, les renseignements sur la scolarité, l’information financière, les antécédents professionnels, les allégations ou conclusions relatives à la violence envers les enfants, les documents du tribunal, les interventions de la police, les antécédents criminels, vos points de vue et vos opinions, les points de vue et les opinions des autres à votre sujet, ainsi que les renseignements sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la diversité familiale, le ou les handicaps, la croyance, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, les besoins culturels ou linguistiques, l’état matrimonial ou familial.

Nous recueillons, utilisons et divulguons (c.-à-d. partageons) les renseignements personnels pour:

  • enquêter sur des allégations selon lesquelles les enfants peuvent avoir besoin de protection et, si nécessaire, protéger les enfants;
  • évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant ou un préjudice grave à une autre personne ou un groupe de personnes;
  • offrir des services à des enfants et à leur famille pour la protection des enfants ou pour la prévention de situations nécessitant la protection des enfants;
  • offrir des soins aux enfants et superviser les enfants qui sont sous notre supervision;
  • évaluer et approuver des foyers d’accueil pour les enfants qui ne peuvent pas vivre au sein de leurs familles;
  • trouver aux enfants des familles adoptives;
  • planifier et gérer des services;
  • aider dans le cadre d’une enquête d’un organisme d’application de la loi;
  • recevoir des paiements ou traiter, assurer le suivi, vérifier ou rembourser des montants demandés;
  • détecter, surveiller ou prévenir la fraude ou toute obtention non autorisée de services ou d’avantages;
  • envoyer des rappels pour des rendez-vous;
  • demander le consentement (ou le consentement du mandataire spécial) où approprié;
  • effectuer la gestion des risques, la gestion des erreurs et des activités d’amélioration de la qualité;
  • effectuer des sondages auprès des bénéficiaires de services;
  • éliminer les renseignements identifiables;
  • ester ou se défendre en justice;
  • mener des recherches (sous réserve du respect de certaines règles);
  • compiler des statistiques;
  • faire rapport au gouvernement tel qu’il est exigé par la loi;
  • permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
  • se conformer aux exigences des lois et des règlements;
  • remplir les objectifs autorisés ou exigés par la loi.

Dans le cas de la protection des enfants, nous recueillons des renseignements au sujet de ceux qui pourraient s’exposer au risque de préjudice ou qui pourraient avoir besoin de nos services. Cela comprend les renseignements personnels des enfants et des personnes importantes dans leur vie. Nous recueillons ces renseignements auprès des enfants, de leurs familles ou indirectement d’un membre de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels au sujet des personnes responsables de l’enfant et des personnes qui cherchent à prendre soin d’un enfant dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie de l’enfant. Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de ces personnes.

Nous procédons à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation (partage) des renseignements personnels conformément à la loi de l’Ontario.

Autres sociétés d’aide à l’enfance
Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) échangent des renseignements entre elles afin de mieux protéger les enfants. Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être communiqués à une autre SAE lorsque cette dernière a besoin de ces renseignements pour offrir des services de protection de l’enfance.

Fournisseurs de services
Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organisations qui nous aident à offrir des services aux enfants et aux familles. Nous partageons uniquement les renseignements qui sont nécessaires aux fournisseurs de services pour offrir et gérer ces services.

Autres tierces parties
Nous recevons parfois des demandes de renseignements de tierces parties comme la police, les organismes gouvernementaux et des personnes qui font parties d’une procédure judiciaire avec nos clients. Nous communiquons les renseignements personnels d’un bénéficiaire de services à de tierces parties uniquement :

  • si nous avons obtenu le consentement de la personne;
  • lorsqu’il y a une ordonnance d’un tribunal, un mandat de perquisition ou une demande pressante de documents nécessitant la divulgation;
  • si la loi nous autorise ou nous oblige à communiquer les renseignements.

Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec nous.

VOS CHOIX ET QUI PREND LA DÉCISION

Nous n’avons pas besoin de consentement pour assumer notre rôle principal à titre d’organisme de protection de l’enfance, pour protéger les enfants, lorsque nous sommes tenus par la loi de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre permission pour répondre à nos obligations en matière de protection de l’enfance ou de partager vos renseignements personnels pour vous protéger ou protéger quelqu’un d’autre (c’est ce qu’on appelle évaluer, éliminer ou réduire un risque de grave préjudice).

Il existe d’autres situations où vous avez le droit de prendre des décisions sur la protection de vos renseignements personnels. Lorsque nous avons besoin de votre permission et nous la demandons, vous pouvez choisir de dire non. Si vous dites oui, vous pouvez changer d’avis en tout temps. Lorsque vous dites non, nous ne partagerons plus vos renseignements à moins que vous disiez oui par la suite. Votre choix de dire non peut connaître certaines limites.

Lorsque vous avez le droit de donner votre consentement, vous pouvez prendre vos propres décisions si vous « avez la capacité ». Il se peut que vous ayez la capacité de prendre certaines décisions concernant vos renseignements personnels et pas d’autres. Si vous n’avez pas la capacité – un mandataire spécial se chargera de prendre les décisions concernant vos renseignements personnels à votre place. La loi prévoit qui peut agir à titre de mandataire spécial et ce qu’il doit faire.

Pour les enfants, il n’y a pas d’âge légal auquel ils sont en mesure de prendre leurs propres décisions au sujet de leurs renseignements personnels. Si vous avez la capacité, vous pouvez prendre vos propres décisions. Cependant, si vous êtes âgés de moins de 16 ans, il y a d’autres règles à connaître.

  • Si vous n’avez pas la capacité, un parent ou un autre tuteur officiel prendra des décisions à votre place à titre de mandataire spécial.
  • Si vous avez la capacité, vous prendrez vos propres décisions.
  • Si vous avez la capacité, votre parent ou tuteur sera également autorisé à prendre certaines décisions au sujet des renseignements personnels contenus dans votre dossier de services. Cependant, ils ne seront pas en mesure de prendre des décisions sur des renseignements au sujet du traitement ou du counseling pour lesquels vous avez donné votre consentement seul.

Nous vous invitons à poser des questions à votre intervenant pour en apprendre davantage sur la protection des renseignements personnels et sur votre famille.

LA MANIÈRE DONT NOUS CONSERVONS ET ÉLIMINONS DES RENSEIGNEMENTS

Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système provincial de gestion de l’information utilisé par les SAE. Le RIPE est le principal outil pour stocker de l’information nécessaire pour offrir des services par les SAE.

Le RIPE contient des renseignements au sujet des enfants et de leurs familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements au sujet des personnes responsables et des personnes qui cherchent à prendre soin d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres d’une famille élargie d’un enfant.

Dans le RIPE, les renseignements sont stockés dans des dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur de services qui sont conçus pour contenir les renseignements uniques concernant chaque service. Les dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur sont liés, le cas échéant, pour avoir une vue d’ensemble des services de protection de l’enfance d’un client ou d’une personne responsable.

Nous avons également certains vieux dossiers de cas en format papier et électroniques qui datent d’avant la création du RIPE.

Nous conservons les renseignements, car ils peuvent être nécessaires pour de futurs cas. Nous conservons également les renseignements parce que les anciens bénéficiaires de services peuvent demander de voir leurs dossiers.

Lorsque nous éliminons des renseignements personnels, nous le faisons en toute sécurité.

MESURES DE PROTECTION

Vos renseignements personnels doivent être gardés confidentiels et sécurisés. Tout le monde ici est tenu de respecter la confidentialité. Nous devons protéger vos renseignements personnels pour éviter les pertes et les vols et nous assurer qu’aucune personne ne les consulte ou ne les utilise si elle ne fait pas partie du personnel qui vous offre des services ou n’est pas autorisée à cet effet dans le cadre de son travail. En cas d’atteinte à la vie privée, nous vous tiendrons au courant (et nous sommes tenus par la loi de le faire).

Cela s’applique également aux renseignements que nous consignons dans le RIPE et les autres systèmes d’information électroniques, ainsi que les copies papier ou électroniques des dossiers, des rapports, des documents financiers, des notes administratives, des messages vocaux, des messages textes et des courriels (y compris dans les ordinateurs portatifs ou les téléphones cellulaires) et tout autre moyen adopté pour documenter les renseignements personnels.

ACCÈS ET CORRECTION
À quelques exceptions près, vous avez le droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet concernant des services que nous vous avons offerts.

Si vous avez besoin d’une copie du dossier des services, veuillez communiquer avec nous. Un formulaire de demande de divulgation est affiché sur notre site Web.

Dans de rares cas, il se peut que l’on vous refuse l’accès à certains de vos renseignements personnels concernant les services (la décision du refus de l’accès étant prise dans le respect de la loi).

Nous essayons de garder vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez nous informer si vous n’êtes pas d’accord quant à ce qui est consigné et nous apporterons des modifications, sinon, nous vous demanderons de rédiger une déclaration de désaccord et verserons cette déclaration dans votre dossier de services.

POUR OBTENIR PLUS DE RENSEIGNEMENTS OU POUR DÉPOSER UNE PLAINTE

Si vous avez besoin d’une copie de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec nous.

Nous vous invitons à communiquer avec votre intervenant au sujet des questions ou des préoccupations que vous pourriez avoir concernant nos pratiques en matière de renseignements personnels.

Vous pouvez également communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel, par téléphone ou en lui envoyant une lettre par la poste :

Lori Lacasse
Responsable principal, Excellence du service et normes professionnelles
Connexions familiales de Simcoe Muskoka
Téléphone : 705-726-6587, poste 2361
Courriel : LoriPOINTLacasse@familyconnexionsPOINTca

Si vous avez des questions sur la confidentialité pour lesquelles vous n’avez pas reçu de réponse, ou vous avez des problèmes non résolus à votre satisfaction, vous souhaiterez peut-être déposer une plainte officielle concernant la protection des renseignements personnels. Si vous voulez avoir une copie du document relatif à notre processus de règlement des plaintes, veuillez communiquer avec nous.

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été réglées à votre satisfaction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario qui est responsable de veiller au respect des lois sur la protection des renseignements personnels en Ontario.

Voici comment communiquer avec le commissaire :

Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, bureau 1400

Toronto (Ontario)  M4W 1A8

Téléphone : 416-326-3333 ou 1-800-387-0073

ATS : 416-325-7539

Téléc. : 1-416-325-9195

Courriel : info@ipc.on.ca

Site Web : www.ipc.on.ca

PRATIQUES RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS

L’Ontario a adopté une loi qui protège vos renseignements personnels relatifs aux services que nous vous offrons. Nous sommes tenus de respecter les règles de protection de la vie privée en vertu de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, 2017. Nous sommes tenus de protéger vos renseignements personnels. Vous avez le droit de savoir comment nous pourrions utiliser vos renseignements sur les services que nous vous offrons et comment les communiquer, et la manière dont vous pouvez y avoir accès.

Nous nous engageons à promouvoir la protection de la vie privée et la protection de la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ainsi que les services que vous avez reçus.

MANDAT DES SAE

Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) ont le mandat exclusif d’offrir des services de protection de l’enfance en Ontario. Les SAE travaillent en vue de promouvoir les intérêts supérieurs, la protection et le bien-être des enfants. Chaque SAE dans la province est responsable d’une entité administrative en particulier et dans certains cas, les SAE travaillent en coopération pour exécuter leur mandat.

COLLECTE, UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nos dossiers peuvent inclure les renseignements personnels recueillis pour vous offrir des services, dont votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus des réunions avec vous ou avec votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes auxquels vous avez participé, les détails de votre santé physique et mentale, les rapports médicaux, psychologiques et psychiatriques, les renseignements sur la scolarité, l’information financière, les antécédents professionnels, les allégations ou conclusions relatives à la violence envers les enfants, les documents du tribunal, les interventions de la police, les antécédents criminels, vos points de vue et vos opinions, les points de vue et les opinions des autres à votre sujet, ainsi que les renseignements sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la diversité familiale, le ou les handicaps, la croyance, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, les besoins culturels ou linguistiques, l’état matrimonial ou familial.

Nous recueillons, utilisons et divulguons (c.-à-d. partageons) les renseignements personnels pour:

  • enquêter sur des allégations selon lesquelles les enfants peuvent avoir besoin de protection et, si nécessaire, protéger les enfants;
  • évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant ou un préjudice grave à une autre personne ou un groupe de personnes;
  • offrir des services à des enfants et à leur famille pour la protection des enfants ou pour la prévention de situations nécessitant la protection des enfants;
  • offrir des soins aux enfants et superviser les enfants qui sont sous notre supervision;
  • évaluer et approuver des foyers d’accueil pour les enfants qui ne peuvent pas vivre au sein de leurs familles;
  • trouver aux enfants des familles adoptives;
  • planifier et gérer des services;
  • aider dans le cadre d’une enquête d’un organisme d’application de la loi;
  • recevoir des paiements ou traiter, assurer le suivi, vérifier ou rembourser des montants demandés;
  • détecter, surveiller ou prévenir la fraude ou toute obtention non autorisée de services ou d’avantages;
  • envoyer des rappels pour des rendez-vous;
  • demander le consentement (ou le consentement du mandataire spécial) où approprié;
  • effectuer la gestion des risques, la gestion des erreurs et des activités d’amélioration de la qualité;
  • effectuer des sondages auprès des bénéficiaires de services;
  • éliminer les renseignements identifiables;
  • ester ou se défendre en justice;
  • mener des recherches (sous réserve du respect de certaines règles);
  • compiler des statistiques;
  • faire rapport au gouvernement tel qu’il est exigé par la loi;
  • permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
  • se conformer aux exigences des lois et des règlements;
  • remplir les objectifs autorisés ou exigés par la loi.

Dans le cas de la protection des enfants, nous recueillons des renseignements au sujet de ceux qui pourraient s’exposer au risque de préjudice ou qui pourraient avoir besoin de nos services. Cela comprend les renseignements personnels des enfants et des personnes importantes dans leur vie. Nous recueillons ces renseignements auprès des enfants, de leurs familles ou indirectement d’un membre de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels au sujet des personnes responsables de l’enfant et des personnes qui cherchent à prendre soin d’un enfant dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie de l’enfant. Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de ces personnes.

Nous procédons à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation (partage) des renseignements personnels conformément à la loi de l’Ontario.

Autres sociétés d’aide à l’enfance
Les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) échangent des renseignements entre elles afin de mieux protéger les enfants. Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être communiqués à une autre SAE lorsque cette dernière a besoin de ces renseignements pour offrir des services de protection de l’enfance.

Fournisseurs de services
Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organisations qui nous aident à offrir des services aux enfants et aux familles. Nous partageons uniquement les renseignements qui sont nécessaires aux fournisseurs de services pour offrir et gérer ces services.

Autres tierces parties
Nous recevons parfois des demandes de renseignements de tierces parties comme la police, les organismes gouvernementaux et des personnes qui font parties d’une procédure judiciaire avec nos clients. Nous communiquons les renseignements personnels d’un bénéficiaire de services à de tierces parties uniquement :

  • si nous avons obtenu le consentement de la personne;
  • lorsqu’il y a une ordonnance d’un tribunal, un mandat de perquisition ou une demande pressante de documents nécessitant la divulgation;
  • si la loi nous autorise ou nous oblige à communiquer les renseignements.

Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec nous.

VOS CHOIX ET QUI PREND LA DÉCISION

Nous n’avons pas besoin de consentement pour assumer notre rôle principal à titre d’organisme de protection de l’enfance, pour protéger les enfants, lorsque nous sommes tenus par la loi de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre permission pour répondre à nos obligations en matière de protection de l’enfance ou de partager vos renseignements personnels pour vous protéger ou protéger quelqu’un d’autre (c’est ce qu’on appelle évaluer, éliminer ou réduire un risque de grave préjudice).

Il existe d’autres situations où vous avez le droit de prendre des décisions sur la protection de vos renseignements personnels. Lorsque nous avons besoin de votre permission et nous la demandons, vous pouvez choisir de dire non. Si vous dites oui, vous pouvez changer d’avis en tout temps. Lorsque vous dites non, nous ne partagerons plus vos renseignements à moins que vous disiez oui par la suite. Votre choix de dire non peut connaître certaines limites.

Lorsque vous avez le droit de donner votre consentement, vous pouvez prendre vos propres décisions si vous « avez la capacité ». Il se peut que vous ayez la capacité de prendre certaines décisions concernant vos renseignements personnels et pas d’autres. Si vous n’avez pas la capacité – un mandataire spécial se chargera de prendre les décisions concernant vos renseignements personnels à votre place. La loi prévoit qui peut agir à titre de mandataire spécial et ce qu’il doit faire.

Pour les enfants, il n’y a pas d’âge légal auquel ils sont en mesure de prendre leurs propres décisions au sujet de leurs renseignements personnels. Si vous avez la capacité, vous pouvez prendre vos propres décisions. Cependant, si vous êtes âgés de moins de 16 ans, il y a d’autres règles à connaître.

  • Si vous n’avez pas la capacité, un parent ou un autre tuteur officiel prendra des décisions à votre place à titre de mandataire spécial.
  • Si vous avez la capacité, vous prendrez vos propres décisions.
  • Si vous avez la capacité, votre parent ou tuteur sera également autorisé à prendre certaines décisions au sujet des renseignements personnels contenus dans votre dossier de services. Cependant, ils ne seront pas en mesure de prendre des décisions sur des renseignements au sujet du traitement ou du counseling pour lesquels vous avez donné votre consentement seul.

Nous vous invitons à poser des questions à votre intervenant pour en apprendre davantage sur la protection des renseignements personnels et sur votre famille.

LA MANIÈRE DONT NOUS CONSERVONS ET ÉLIMINONS DES RENSEIGNEMENTS

Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système provincial de gestion de l’information utilisé par les SAE. Le RIPE est le principal outil pour stocker de l’information nécessaire pour offrir des services par les SAE.

Le RIPE contient des renseignements au sujet des enfants et de leurs familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements au sujet des personnes responsables et des personnes qui cherchent à prendre soin d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs et les membres d’une famille élargie d’un enfant.

Dans le RIPE, les renseignements sont stockés dans des dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur de services qui sont conçus pour contenir les renseignements uniques concernant chaque service. Les dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur sont liés, le cas échéant, pour avoir une vue d’ensemble des services de protection de l’enfance d’un client ou d’une personne responsable.

Nous avons également certains vieux dossiers de cas en format papier et électroniques qui datent d’avant la création du RIPE.

Nous conservons les renseignements, car ils peuvent être nécessaires pour de futurs cas. Nous conservons également les renseignements parce que les anciens bénéficiaires de services peuvent demander de voir leurs dossiers.

Lorsque nous éliminons des renseignements personnels, nous le faisons en toute sécurité.

MESURES DE PROTECTION

Vos renseignements personnels doivent être gardés confidentiels et sécurisés. Tout le monde ici est tenu de respecter la confidentialité. Nous devons protéger vos renseignements personnels pour éviter les pertes et les vols et nous assurer qu’aucune personne ne les consulte ou ne les utilise si elle ne fait pas partie du personnel qui vous offre des services ou n’est pas autorisée à cet effet dans le cadre de son travail. En cas d’atteinte à la vie privée, nous vous tiendrons au courant (et nous sommes tenus par la loi de le faire).

Cela s’applique également aux renseignements que nous consignons dans le RIPE et les autres systèmes d’information électroniques, ainsi que les copies papier ou électroniques des dossiers, des rapports, des documents financiers, des notes administratives, des messages vocaux, des messages textes et des courriels (y compris dans les ordinateurs portatifs ou les téléphones cellulaires) et tout autre moyen adopté pour documenter les renseignements personnels.

ACCÈS ET CORRECTION
À quelques exceptions près, vous avez le droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet concernant des services que nous vous avons offerts.

Si vous avez besoin d’une copie du dossier des services, veuillez communiquer avec nous. Un formulaire de demande de divulgation est affiché sur notre site Web.

Dans de rares cas, il se peut que l’on vous refuse l’accès à certains de vos renseignements personnels concernant les services (la décision du refus de l’accès étant prise dans le respect de la loi).

Nous essayons de garder vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez nous informer si vous n’êtes pas d’accord quant à ce qui est consigné et nous apporterons des modifications, sinon, nous vous demanderons de rédiger une déclaration de désaccord et verserons cette déclaration dans votre dossier de services.

POUR OBTENIR PLUS DE RENSEIGNEMENTS OU POUR DÉPOSER UNE PLAINTE

Si vous avez besoin d’une copie de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec nous.

Nous vous invitons à communiquer avec votre intervenant au sujet des questions ou des préoccupations que vous pourriez avoir concernant nos pratiques en matière de renseignements personnels.

Vous pouvez également communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel, par téléphone ou en lui envoyant une lettre par la poste :

Lori Lacasse
Responsable principal, Excellence du service et normes professionnelles
Connexions familiales de Simcoe Muskoka
Téléphone : 705-726-6587, poste 2361
Courriel : LoriPOINTLacasse@familyconnexionsPOINTca

Si vous avez des questions sur la confidentialité pour lesquelles vous n’avez pas reçu de réponse, ou vous avez des problèmes non résolus à votre satisfaction, vous souhaiterez peut-être déposer une plainte officielle concernant la protection des renseignements personnels. Si vous voulez avoir une copie du document relatif à notre processus de règlement des plaintes, veuillez communiquer avec nous.

Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été réglées à votre satisfaction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario qui est responsable de veiller au respect des lois sur la protection des renseignements personnels en Ontario.

Voici comment communiquer avec le commissaire :

Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, bureau 1400

Toronto (Ontario)  M4W 1A8

Téléphone : 416-326-3333 ou 1-800-387-0073

ATS : 416-325-7539

Téléc. : 1-416-325-9195

Courriel : info@ipc.on.ca

Site Web : www.ipc.on.ca